Секретарь руководителя

Организация рабочего времени руководителя. Вести календарь встреч и мероприятий, согласовывать время совещаний, напоминать о сроках, координировать графики директора и его заместителей, учитывать специфику учебного процесса (каникулы, экзамены, педсоветы и т. п.). Приём и маршрутизация обращений. Принимать телефонные звонки, фиксировать сообщения, определять приоритетность запросов, перенаправлять вопросы профильным сотрудникам, вести журнал входящих обращений. Работа с входящей и исходящей корреспонденцией. Регистрировать письма, запросы, распоряжения, отслеживать сроки ответов, формировать пакеты документов для отправки, контролировать доставку. Ведение делопроизводства. Готовить проекты приказов, распоряжений, служебных записок, справок; проверять документы на соответствие стандартам оформления; формировать номенклатуру дел, вести журналы регистрации, обеспечивать хранение и передачу документов в архив. Подготовка к совещаниям и мероприятиям. Собирать материалы для заседаний педсовета, методических объединений, родительских собраний; оповещать участников, готовить помещения и технику, вести протоколы, фиксировать поручения и контролировать их исполнение. Взаимодействие с внешними структурами. Общаться с органами управления образованием, проверяющими, партнёрами; готовить пакеты документов по запросам, отслеживать статусы обращений, фиксировать входящие требования и сроки реагирования. Поддержка документооборота по контингенту. Участвовать в оформлении документов по приёму, переводу и отчислению обучающихся (по поручению руководителя), вести учёт заявлений родителей, формировать типовые справки, следить за корректностью персональных данных. Информационная поддержка и коммуникации. Поддерживать актуальность внутренних информационных ресурсов (доски объявлений, папки для сотрудников, рассылки), готовить краткие сводки для руководителя, помогать в сборе данных от подразделений. Хозяйственное и техническое сопровождение приёмной. Обеспечивать рабочее место руководителя канцелярскими и расходными материалами, контролировать исправность оргтехники, координировать мелкий ремонт и обслуживание, поддерживать порядок в приёмной. Соблюдение требований безопасности. Обеспечивать конфиденциальность персональных данных обучающихся и сотрудников, соблюдать правила хранения документов ограниченного доступа, следовать требованиям информационной и пожарной безопасности. Ведение кадровой работы и воинского учета организации.

Наличие справки об отсутствии судимости.